Trong những năm vừa qua, Chính phủ đã có nhiều nỗ lực trong việc đẩy mạnh quá trình cải cách hành chính với mục đích nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước (CQHCNN). Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các CQHCNN. Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001, mô hình hệ thống quản lý chất lượng (dưới đây viết tắt là HTQLCL) được xác định như một công cụ quan trọng hỗ trợ cho các CQHCNN trong việc chuẩn hóa các quá trình giải quyết công việc, cải tiến phương thức làm việc với mục tiêu hướng tới sự hài lòng của tổ chức, công dân có liên quan; xây dựng một HTQLCL vào hoạt động của cơ quan để giảm thiểu phiền hà, nhũng nhiễu, minh bạch hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính.

Bên cạnh đó, với chủ trương đẩy mạnh các nội dung cải cách hành chính, ngày 10/01/2007, Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Đề án Đơn giản hoá thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007 - 2010 (Đề án 30). Do đó, để kết nối các nội dung của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg với nội dung, kết quả của Đề án 30, nhằm tăng cường hiệu quả của hoạt động áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động CQHCNN, thống nhất triển khai trong cả nước, đáp ứng mục tiêu của Chính phủ nhằm xây dựng một nền hành chính văn minh, hiện đại, công khai minh bạch, ngày 30/9/2009, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg (dưới đây viết tắt là Quyết định 118).

Quyết định 118 đã quy định rõ, trên cơ sở kết quả của Đề án 30, Bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng Mô hình khung HTQLCL cho từng loại hình cơ quan hành chính tại địa phương (Ủy ban nhân dân các cấp và các cơ quan chuyên môn trực thuộc); các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có hệ thống cơ quan ngành dọc đóng tại địa phương xây dựng Mô hình khung HTQLCL cho từng loại hình cơ quan ngành dọc đóng tại địa phương.

Triển khai quy định tại Quyết định 118, Bộ Khoa học và Công nghệ đã tổ chức xây dựng Mô hình khung HTQLCL cho các loại hình CQHCNN tại địa phương. Mục đích của việc xây dựng Mô hình khung HTQLCL cho các cơ quan hành chính nhà nước là việc quy định thành phần cơ bản của một HTQLCL trong các cơ quan, bao gồm phạm vi áp dụng HTQLCL trong cơ quan hành chính nhà nước theo kết quả của Đề án 30; những tài liệu cần xây dựng và áp dụng trong HTQLCL của cơ quan và quy định mẫu quy trình xử lý công việc cho cơ quan hành chính nhà nước.

          Ngày 29/12/2010, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Quyết định số 2968/QĐ-BKHCN về việc công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng cho các loại hình CQHCNN tại địa phương. Mô hình khung HTQLCL được công bố đã giúp cho các CQHCNN dễ dàng hơn trong việc tìm hiểu cách thức xây dựng HTQLCL tại cơ quan, qua đó giảm thiểu tối đa chi phí liên quan tới hoạt động xây dựng và áp dụng HTQLCL. Dựa vào mô hình khung HTQLCL được công bố, CQHCNN có thể hoàn toàn chủ động nghiên cứu để tự xây dựng HTQLCL thích hợp cho cơ quan.

Ngày 05/3/2014, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước (thay thế Quyết định 144 và Quyết định 118).

Theo Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg (dưới đây viết tắt là Quyết định 19), Bộ Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm xây dựng, sửa đổi, bổ sung và công bố mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng cho các cơ quan tại địa phương và trường hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 được soát xét, thay đổi và được Bộ Khoa học và Công nghệ công bố thì áp dụng theo hướng dẫn của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Ngày 31/12/2015, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Quyết định số 4109/QĐ-BKHCN về việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia, trong đó có Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 - Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu.

Triển khai quy định tại Quyết định 19, Bộ Khoa học và Công nghệ đã tổ chức xây dựng mô hình khung HTQLCL cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015. Mục đích của việc xây dựng mô hình khung HTQLCL cho cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương tập trung vào việc xác định phạm vi áp dụng HTQLCL; hướng dẫn việc áp dụng theo các điều khoản của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và mẫu quy trình xử lý công việc tại cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Mô hình khung HTQLCL mang tính hướng dẫn, tham khảo nên căn cứ vào tình hình thực tế, các cơ quan chủ động, tham khảo mô hình khung HTQLCL cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và mô hình khung HTQLCL ban hành kèm theo Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương. Đồng thời  phối hợp với đơn vị chủ trì, tổ chức tư vấn (nếu cần thiết) để xây dựng, áp dụng, chuyển đổi việc áp dụng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tích hợp với các quy định, phần mềm quản lý một cửa, một cửa liên thông, quản lý tài chính, nhân lực, quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị..., lồng ghép HTQLCL với các hệ thống quản lý hiện có, sử dụng cùng một cấu trúc về các yêu cầu như đã nêu trong Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 để điều hành.

Mô hình khung gồm 3 phần chính:

Phần 1: Hướng dẫn xác định phạm vi áp dụng HTQLCL

Nội dung chính của Phần 1 là hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương xác định phạm vi áp dụng HTQLCL theo quy định tại Quyết định 19, Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN ngày 10 tháng 10 năm 2014 quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.

Phần 2: Mô hình HTQLCL

Phần này hướng dẫn việc xây dựng, áp dụng theo các điều khoản của Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, bao gồm tổng quan về những thay đổi cơ bản của TCVN ISO 9001:2015 so với TCVN ISO 9001:2008; nội dung của mô hình HTQLCL, các Phụ lục và hướng dẫn kèm theo.

Phần 3: Mẫu quy trình xử lý công việc

Phần này bao gồm Quy trình mẫu dạng lưu đồ, Quy trình mẫu dạng diễn giải chi tiết và Quy trình mẫu gồm cả dạng lưu đồ và diễn giải chi tiết để cơ quan tham khảo, xây dựng các quy trình giải quyết công việc của cơ quan.

Với kết cấu 3 phần như trên, Phần 1 là các cơ quan có thể nắm được cách thức để xác định rõ phạm vi áp dụng HTQLCL của cơ quan, qua đó liên tục cải tiến và cập nhật sự thay đổi các thủ tục hành chính, các văn bản pháp quy để hoàn thiện HTQLCL của mình; Phần 2 là phần các cơ quan có thể chủ động nghiên cứu và xây dựng các tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015; Phần 3 là phần mỗi cơ quan có thể tìm hiểu và sử dụng quy trình xử lý công việc mẫu một cách hợp lý nhất, phù hợp nhất với thủ tục hành chính mà tổ chức mình đang thực hiện để triển khai, áp dụng và nghiên cứu để xây dựng các quy trình xử lý công việc đối với các thủ tục hành chính khác.

Lưu ý:

- Căn cứ vào tình hình thực tế, cơ quan quyết định các nội dung chính trong mẫu quy trình xử lý công việc cho phù hợp. Tuy nhiên, tối thiểu gồm các nội dung: mục đích, phạm vi áp dụng; nội dung của quy trình và các biểu mẫu.

- Đối với các biểu mẫu trong mẫu quy trình xử lý công việc, các cơ quan căn cứ vào tình hình thực tế để tích hợp, xây dựng cho phù hợp với các quy định tại Thông tư số 01/2018/VP-CP ngày 23/8/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính và quy định liên quan khác.

- Trường hợp có các thủ tục hành chính tương đồng về nội dung và các bước triển khai, cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước nghiên cứu, xây dựng quy trình xử lý công việc chung cho các thủ tục hành chính này (theo đầu mục công việc), tránh cồng kềnh cho hệ thống tài liệu.