Lean là hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả lãng phí trong quá trình sản xuất. Mục đích là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng và rút ngắn thời gian sản xuất. Lean loại bỏ 7 loại lãng phí và tác động tới các mục tiêu như: Phế phẩm và sự lãng phí, chu kỳ sản xuất, mức tồn kho, năng suất lao động, tận dụng thiết bị và mặt bằng, tính linh động,...

6 Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê nhằm giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khuyết tật đến mức 3,4 lỗi trên mỗi triệu khả năng gây lỗi, bằng cách xác định và loại trừ các nguồn tạo nên dao động (bất ổn) trong các quy trình kinh doanh.

Đào tạo chuyên gia Lean 6 Sigma tại Ninh Thuận, tháng 3/2022

I. Nguyên tắc của Lean:

1. Nhận thức về sự lãng phí:

Bước đầu tiên là cần xác định các mục tiêu để đạt được giá trị của sản phẩm/dịch vụ từ góc độ khách hàng. Bất kỳ vật liệu, quy trình hay tính năng nào không tạo thêm giá trị theo quan điểm của khách hàng được xem là lãng phí và nên loại bỏ.

2. Dòng chảy liên tục:

Lean thường nhắm tới việc triển khai một quy trình chuẩn để sản xuất liên tục (ghi rõ nội dung, trình tự, thời gian và kết quả cho tất cả các thao tác do công nhân thực hiện), không bị ùn tắc, gián đoạn, đi vòng lại, trả về hay phải chờ đợi. Khi được triển khai thành công, thời gian chu kỳ sản xuất có thể giảm tới 90%. 

3. Sản xuất “Kéo”:

Còn được gọi là Just in Time (JIT), sản xuất kéo chủ trương chỉ tạo ra các sản phẩm/dịch vụ tại thời điểm cần thiết với số lượng cần thiết, sản xuất được được thực hiện dựa trên nhu cầu của khách hàng.

4. Chất lượng từ gốc:

Lean nhắm tới việc loại bỏ sai sót từ nguồn gốc và việc kiểm soát chất lượng được thực hiện bởi các công nhân như một phần công việc trong quy trình sản xuất.

5. Tìm kiếm sự hoàn hảo:

Lean đòi hỏi sự cố gắng đạt tới sự hoàn thiện bằng cách không ngừng loại bỏ những lãng phí khi phát hiện ra chúng. Điều này đòi hỏi sự tham gia tích cực của mọi người trong quá trình cải tiến liên tục.

II. Nguyên tắc của hệ phương pháp 6 Sigma:

1. Luôn hướng tới khách hàng:

Giống như nhiều triết lý kinh doanh khác, 6 Sigma tập trung vào customers’ voice (tiếng nói của khách hàng). Mọi sự sửa đổi, cải tiến quy trình theo độ chuẩn đều cần xác định dựa trên nhu cầu, yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng.

2. Đề cao dữ liệu và dữ kiện:

Bạn cần trả lời 2 câu hỏi sau trước khi đưa ra quyết định:

• Những dữ liệu / dữ kiện nào thực sự cần thiết?

• Áp dụng chúng vào 6 Sigma như thế nào cho hiệu quả?

Mọi thông tin xoay quanh việc áp dụng hệ phương pháp 6 Sigma không phải dựa trên sự phán đoán mơ hồ mà đều cần đo lường chính xác, giống như cách đo lường để cho ra con số 3,4 phần triệu trong độ lệch chuẩn.

3. Quản trị chủ động:

Như đã nói ở phần định nghĩa, hệ phương pháp 6 Sigma tập trung vào tìm kiếm và xử lý khiếm khuyết nhằm tăng độ chính xác của quy trình; chủ động để ngăn ngừa, chứ không để mặc các khiếm khuyết đó tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới thụ động xử lý.

4. Cộng tác không có rào cản:

Để tạo ra quy trình trơn tru từ đầu tới cuối, 6 Sigma tuân theo nguyên tắc cộng tác không giới hạn giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, bao gồm cả theo chiều dọc, chiều ngang và đan chéo.

5. Hướng tới sự hoàn thiện nhưng vẫn cho phép mắc sai lầm:

Tiêu chuẩn của 6 Sigma là 3,4 lỗi trên một triệu khả năng, nghĩa là chưa phải 100% chính xác. Bởi vậy, doanh nghiệp không thể nóng vội ngay từ đầu hòng có được sự hoàn hảo tuyệt đối. Các phương án cải tiến quy trình đều được phép thất bại, miễn là hậu quả được giới hạn và bạn rút ra được bài học sau đó.

III. Lợi ích mô hình Lean 6 Sigma

Lean 6 Sigma là một phương pháp quản lý tập trung vào nhóm nhằm cải thiện hiệu suất bằng cách loại bỏ lãng phí và khiếm khuyết. Nó kết hợp các phương pháp và công cụ 6 Sigma và triết lý sản xuất tinh gọn – doanh nghiệp tinh gọn.  Lean 6 Sigma giúp giảm lãng phí nguồn lực vật chất, thời gian, công sức và tài năng đồng thời đảm bảo chất lượng trong quá trình sản xuất và tổ chức.

Theo nguyên lý của Lean 6 Sigma, bất kỳ việc sử dụng tài nguyên nào không tạo ra  giá trị cho khách hàng cuối cùng đều bị coi là lãng phí và cần được loại bỏ. Đây là một trong các công cụ hữu hiệu hiện nay giúp xác định và giảm thiểu các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng (Non Value-Added) được nhiều công ty, tập đoàn hàng đầu trên thế giới ứng dụng như: Toyota, Motorola, GE…

Một số người nhận định Lean 6 Sigma là chỉ để dành cho tập đoàn lớn; tuy nhiên, các chuyên gia khẳng định Lean 6 Sigma mang lại lợi ích cho tất cả các doanh nghiệp áp dụng. Dưới đây là 5 lợi ích chính mà mà doanh nghiệp nhận được khi áp dụng Lean 6 Sigma vào sản xuất:

1. Giữ lòng trung thành của khách hàng:

Sản phẩm của bạn không những không mắc lỗi mà còn rút ngắn thời gian sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm đảm bảo duy trì khả năng cạnh tranh vượt trội và tăng trưởng một cách bền vững. Nói chung, mô hình Lean 6 Sigma đem lại lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp sản xuất trong vấn đề cải tiến chất lượng, tối ưu hóa giá trị cho khách hàng, nên đó nguyên nhân giúp giữ lòng trung thành. 

2. Giảm chi phí, tăng lợi nhuận thông qua loại bỏ các lãng phí:

Nhờ vào tỷ lệ khuyết tật giảm đáng kể và không tái diễn trong tương lai, doanh nghiệp có thể loại bỏ những sự lãng phí không cần thiết vào nhân công, công đoạn sản xuất kém hiệu quả, bao gồm cả nguyên vật liệu và thời gian. Cộng thêm những việc bạn tạo ra chỉ bao gồm sản phẩm bán được, chi phí hàng bán trên từng đơn vị sản phẩm sẽ giảm và lợi nhuận sẽ tăng lên. 

3. Tạo nền tảng vững chắc cải thiện văn hoá doanh nghiệp:

Quy trình làm việc hoàn hảo sẽ gắn kết hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhân viên không gì khác ngoài. Trong mô hình Lean 6 Sigma, yếu tố con người quan trọng không thua kém gì kỹ thuật, thậm chí còn được đề cao hơn. Hơn nữa, nó giải quyết được các mâu thuẫn phát sinh trong quy trình kinh doanh nhờ vào phương pháp đo lường minh bạch và thái độ chủ động trong công việc, giúp nhà quản lý dễ dàng định hướng nhân viên hơn, cho dù bạn có theo loại hình văn hóa doanh nghiệp nào.

4. Lập kế hoạch chiến lược:

Lean 6 Sigma đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ tầm nhìn chiến lược nào. Khi doanh nghiệp tuyên bố sứ mệnh, mục tiêu và tiến hành phân tích SWOT, thì Lean 6 Sigma giúp bạn tập trung vào các lĩnh vực cần cải thiện. Chẳng hạn, nếu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp hướng tới dẫn đầu về chi phí trên thị trường, thì Lean 6 Sigma có thể được sử dụng để loại bỏ sự phức tạp không cần thiết trong quy trình nội bộ và đạt được thỏa thuận mức giá thấp với nhà cung cấp nguyên liệu.

5. Mở rộng quy mô kinh doanh:

Một khi doanh nghiệp đã loại trừ thành công các nguồn gây khuyết tật và tạo lập được quy trình đạt chuẩn Lean 6 Sigma, sẽ chẳng còn khó khăn trong các dự án mở rộng quy mô sản xuất cũng như những hệ thống đo lường đi kèm nữa. Không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện những cam kết với khách hàng, khi áp dụng mô hình Lean 6 Sigma doanh nghiệp còn có khả năng nâng cao sự thỏa mãn bằng cách tạo ra các sản phẩm/dịch vụ mới với mang lại nhiều giá trị gia tăng vượt trội so với đối thủ cạnh tranh.

IV. Triển khai thực hiện mô hình Lean 6 Sigma theo tiến trình DMAIC:

1. Xác định – Define (D):

Là bước nhận định về khách hàng và các yêu cầu chất lượng quan trọng cần có ở sản phẩm/ dịch vụ, làm rõ vấn đề cần giải quyết, các yêu cầu và mục tiêu của dự án.

2. Đo lường – Measure (M):

Là tự đánh giá xem doanh nghiệp đã đạt được yêu cầu ở mức độ nào, hiểu được thực trạng năng lực của doanh nghiệp, đo lường năng suất lao động, thời gian (Lead time, Cycle time, Takt time, Waste time), thiết lập chi tiết quy trình sản xuất, tìm ra những điểm nút cổ chai (bottleneck) xảy ra trong quá trình sản xuất.

3. Phân tích – Analyze (A):

Là phân tích các thông số thu thập được trong bước Đo Lường để giả thuyết về nguyên nhân của dao động và tiến hành kiểm chứng, xác định những điểm tạo ra giá trị gia tăng (Value added) và những điểm không tạo ra giá trị gia tăng (Non – Value added), xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề, những điểm nút cổ chai trong quá trình sản xuất. Một số phương pháp và công cụ thống kê được sử dụng trong bước này như là: 5 Five Why’s, FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), các phương pháp kiểm chứng giả thuyết, đồ thị tác nhân chính (Main Effect Plot).

4. Cải tiến – Improve (I):

Là tập trung phát triển các giải pháp nhằm loại trừ căn nguyên của dao động, kiểm chứng và chuẩn hoá các giải pháp. Các công cụ thường được áp dụng bao gồm: Poka yoke, Phương pháp 5S, Kanban, Hệ thống vừa đúng lúc JIT (Just in Time), Duy trì hiệu suất thiết bị tổng thể (Total Productive Maintenance), Thời gian chuyển đổi/Chuẩn bị (Changeover/setup time), Sơ đồ chuỗi giá trị (Value Stream Mapping), Cellular Layout.

5. Kiểm soát – Control (C):

Là thiết lập các thông số đo lường chuẩn để duy trì kết quả và khắc phục các vấn đề khi cần, bao gồm cả các vấn đề của hệ thống đo lường. Bước này bao gồm: Hoàn thiện hệ thống đo lường, Kiểm chứng năng lực dài hạn của quy trình, Triển khai việc kiểm soát quy trình. Các công cụ có thích hợp nhất trong bước này bao gồm: Kế hoạch kiểm soát (Control Plans), Lưu đồ qui trình với các mốc kiểm soát, Các biểu đồ kiểm soát qui trình bằng thống kê (SPC), Các phiếu kiểm tra (Check Sheets)

V. Áp dụng Lean Six Sigma nâng cao năng suất chất lượng doanh nghiệp

Để duy trì lợi thế cạnh tranh trong thời đại toàn cầu, đồng thời bắt kịp xu hướng của những tập đoàn hàng đầu thế giới, nhiều doanh nghiệp đã biết đến việc sử dụng các phương pháp nâng cao năng suất chất lượng . Tiêu biểu trong số đó là phương pháp sản xuất tinh gọn Lean nhằm giảm lãng phí trong quá trình sản xuất và công cụ Six Sigma giúp tăng chất lượng, cải thiện năng suất.

Bằng việc áp dụng những chương trình cụ thể phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp, các sản phẩm sẽ được tung ra thị trường một cách nhanh chóng hơn, làm hài lòng khách hàng và duy trì thị phần ổn định trong nhiều lĩnh vực. Nói một cách đơn giản, việc cải thiện năng suất hoạt động của một doanh nghiệp bao gồm việc thu thập, phân tích dữ liệu và đưa ra những quyết định có hiệu quả.

Hoạt động của doanh nghiệp có thành công hay không phụ thuộc phần lớn vào việc phân chia công việc giữa các bộ phận trong doanh nghiệp nhằm chia sẻ dữ liệu, thông tin và sử dụng cũng như hiểu được chúng một cách hiệu quả.

Bước đầu tiên khi muốn áp dụng phương pháp Lean và công cụ Six Sigma nhằm nâng cao năng suất chất lượng là xác định quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Hoạt động của một doanh nghiệp bao gồm yếu tố con người, quy trình sản xuất, và các công nghệ cần thiết cũng như những nguồn tài nguyên và thông tin liên quan cũng như các thủ tục cần thiết trong toàn doanh nghiệp.

Đánh giá quy trình sản xuất theo sơ đồ sẽ giúp các chuyên gia kinh doanh tiếp cận, giám sát và xác định các dự án cải tiến quy trình hoạt động. Sau đó, các nhà quản lý dự án có thể đưa ra những vấn đề cần ưu tiên và lập kế hoạch hoạt động theo quy trình mới để khắc phục những vấn đề đang tồn tại. Bằng cách giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi, hỏng, không đạt yêu cầu và loại bỏ các quy trình rườm ra không cần thiết, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất một cách nhanh chóng.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên các báo cáo để phân tích dữ liệu tài chính và nắm được mức độ hài lòng của khách hàng. Những nhà lãnh đạo tài năng là người ý thức được tầm quan trọng của việc phổ biến dữ liệu, thông tin toàn diện đến các nhà quản lý dự án để họ có thể phát triển các kế hoạch cải tiến quy trình sản xuất, phân bổ nguồn lực, hoàn thành các nhiệm vụ, quản lý ngân sách và xác định liệu dự án đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp hay không, từ đó có những điều chỉnh phù hợp.

Doanh nghiệp cần xây dựng các tiêu chí chung cho quá trình chuẩn hóa các dự án để đảm bảo rằng các nhà quản lý đánh giá hoạt động của doanh nghiệp một cách nhất quán, có hệ thống và áp dụng những thay đổi một cách thích hợp.

Ví dụ, nếu mức độ hài lòng của khách hàng đối với một sản phẩm bất kỳ giảm xuống dưới 50%, doanh nghiệp cần tiến hành một cuộc điều tra nhằm tìm ra những vấn đề có thể khắc phục bằng cách thay đổi quy trình sản xuất, nhằm cải thiện độ tín nhiệm của khách hàng.

Một doanh nghiệp có tầm nhìn là doanh nghiệp biết tạo ra những bảng cân đối hoạt động dựa trên thông tin từ kho dữ liệu an toàn. Xác định cụ thể các thông số tài chính như doanh số bán hàng hàng tháng, các thông số khách hàng như số lượng các cuộc gọi hỗ trợ sản phẩm, các thông số liên quan đến quy trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp như số lượng hàng hóa, sản phẩm làm ra mỗi tháng, thông số nhân sự như số lượng đội ngũ nhân viên hiện thời.

Khi các doanh nghiệp thực hiện những thay đổi nhằm cải tiến quy trình hoạt động, cũng nên lưu ý đến bất kỳ thay đổi nhỏ nào diễn ra trong quá trình hoạt động để xác nhận rằng hướng đi mới là phù hợp và thành công. Hơn nữa, theo dõi thông tin từ các dự án cải tiến quy trình hoạt động để thực hiện những thay đổi toàn diện trên tất cả các mặt cũng là điều vô cùng cần thiết.

Đi kèm theo đó, các nhà lãnh đạo phải phân tích chi phí và tính toán lợi nhuận mà những thay đổi này đem lại. Mỗi doanh nghiệp nên tạo một trang web mạng nội bộ đăng tải các báo cáo, bảng cân đối hoạt động và những ví dụ thành công điển hình từ các doanh nghiệp khác để học hỏi. Đồng thời doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả các nhân viên có thể truy cập, tiếp cận các thông tin và được đào tạo một cách bài bản về thực hiện các biện pháp để nâng cao năng suất sản xuất.

Lê Vũ Như Ý – Phòng QLTCCL